---

Presentación

La comunicación en cualquier contexto, incluso a la hora de compartir recursos digitales, es algo necesario para el buen funcionamiento de cualquier centro educativo. En nuestro caso, cuando se trata de un centro matriz y de su sección con sedes en municipios diferentes, de 80 y 40 profesores respectivamente y departamentos repartidos en ambos centros, necesitamos todavía más herramientas digitales de comunicación, y que sean ágiles y fáciles de utilizar.

Cuando desde EducaMadrid, en el Repositorio del Aula Virtual, se nos ofreció a los centros una plantilla para la gestión y comunicación de los claustros de los centros, no dudamos en descargarla y ver qué herramientas nos ofrecía. Nos encontramos con que era muy completa, con muchas posibilidades (claustro, documentos de centro, permisos y licencias, amonestaciones, guardias, etc.). Nosotros optamos por algo más sencillo y con acceso más inmediato a las distintas secciones, como una primera aproximación al objetivo planteado.

Además, optamos por incorporar a la gestión del centro otras herramientas, como el calendario de Liferay y las carpetas de Cloud, para mejorar las posibilidades que ofrece el Aula Virtual. Y la aplicación AV EducaMadrid para dispositivos móviles, disponible desde este curso 23/24, fue el respaldo definitivo a esta experiencia.

Desarrollo

Primeros pasos: diseño de la estructura general

La situación tan particular de ser un centro con dos sedes nos obligó a plantearnos una estructura más compleja que la de un único curso en el aula virtual del centro. De hecho, necesitamos tres: uno con los elementos comunes a ambos centros (dirección, coordinación pedagógica y departamentos) y otros dos (uno para cada sede) con los elementos que no son comunes (Jefatura de Estudios, Orientación y Equipos Docentes).

En el curso común están matriculados todos los profesores y en los otros dos solo los correspondientes a cada sede. Los grupos de EMPieza facilitarán mucho, de ahora en adelante, la matricula de los docentes.

Llegados a este punto, buscamos la forma de que esta estructura permitiera a los usuarios un acceso fácil a todas las secciones (sin que hubiera nada en segundas páginas) y fuera lo más transparente, para que no fueran conscientes de que había tres cursos para la gestión. Para ello, decidimos utilizar iconos con enlaces, que apuntasen a las distintas categorías de contenidos, como puede verse en esta imagen:

La zona de profesores es la que se ve aquí:

Algunos iconos no apuntan a secciones, sino a herramientas de elección de grupos, calendario de Liferay y otras Aulas Virtuales,como por ejemplo, la del CTIF con el curso de “Formación en el centro”.

Herramientas de elección de grupos

Estos dos recursos (para equipos docentes y departamentos) son esenciales, pues permiten que el profesor pueda acceder a distintas secciones, según permisos definidos para cada una de ellas, y formar parte de distintos grupos de mensajería, pues está activada esta opción para cada grupo. En la siguiente imagen podemos ver uno de ellos:

En la siguiente imagen, podemos ver un ejemplo de distintos grupos de mensajería de los que dispone un usuario real:

Los grupos a los que pueden pertenecer los miembros de este curso son: tutores (uno por cada nivel), “assistants”, equipos docentes (uno para cada grupo), claustro, profesorado bilingüe, equipo directivo, comisión pedagógica y departamentos didácticos.

Otro uso muy útil de la herramienta de elección de grupos es el de gestión de citas, que viene explicado con detalle en otra experiencia que presentamos.

La aplicación para dispositivos móviles

A comienzos del curso 23/24 apareció la aplicación AV EducaMadrid para móviles. Ha sido la consolidación de la mensajería del Aula Virtual, pues permite su uso en el móvil como en cualquier otra aplicación comercial. La siguiente imagen muestra la interfaz de la app, con la flecha roja apuntando a la mensajería:

Para activar las notificaciones “push” de la aplicación es necesario entrar en los mensajes, hacer clic en la rueda dentada de configuración y allí activar la opción “Móvil”.

También podemos ver el símbolo de una campana abajo a la derecha: "Notificaciones". Ahí se reciben los distintos avisos del aula virtual. Es muy útil para aquellos que corregimos regularmente actividades a través del aula virtual.

Secciones

La pertenencia a un grupo no solo da acceso a los grupos de mensajería, sino que permite además acceder a las distintas secciones que forman el curso. ¿Qué hay dentro de ellas? Depende de la naturaleza de la sección. Por ejemplo, en “Coordinación TIC” hay muchos enlaces a diferentes recursos digitales y videotutoriales. En “Jefatura de Estudios” hay varias carpetas con distintas plantillas de documentos y enlaces a salas Webex de juntas de evaluación.

Sin embargo, en casi todas las secciones tenemos enlaces a distintas carpetas de Cloud, servicio basado en Nextcloud y Collabora desde el curso 2023/24. Así, el nuevo entorno ofrece mejoras considerables en sus prestaciones y es muy cómodo utilizar estas carpetas, que tienen configurados los permisos de edición, en el Aula Virtual (simplemente con un enlace). Desde luego, es mucho más versátil que las carpetas propias del Aula Virtual.

Encuestas y tareas

Otras herramientas que estamos utilizando (y enlazando directamente desde la “zona de profesores”) son las encuestas y las tareas. Las primeras, para recoger información, sobre todo, de profesores sobre necesidades de formación, participación en alguna actividad del centro, etc. Y las segundas, para recibir algún documento, como consentimientos para reconocimientos médicos, por ejemplo.

Gestión de incidencias TIC: el glosario

Estamos poniendo en marcha, en “zona de profesores”, la gestión de incidencias TIC mediante la herramienta Glosario. Ésta no es precisamente una de las herramientas más conocidas del Aula Virtual. Su utilidad reside en el hecho de que los usuarios introducen entradas (incidencias en este contexto) que son moderadas por el Coordinador TIC, que observa que cumplen unos mínimos requisitos descriptivos del problema y comprueba que efectivamente la incidencia es real. Y, una vez moderadas por el Coordinador TIC, las incidencias pueden ser leídas por el servicio técnico que tenga contratado el centro y que accede al glosario como invitado con contraseña.

De esta manera, se agiliza mucho la comunicación y la gestión de incidencias. La siguiente imagen muestra un ejemplo de incidencia ya aprobada:

Las incidencias pendientes de aprobación están en el enlace subrayado en rojo en la imagen.

Conclusión

Empezamos a usar el curso de gestión en el año académico 2022/23. Muchas de las ideas expuestas en este artículo no se implementaron en ese momento, sino que se fueron incorporando gradualmente a lo largo de ese curso, según fueron surgiendo las diferentes necesidades y dificultades.

Las tres últimas incorporaciones de EducaMadrid, que son de mediados de 2023, han sido las que más nos han gustado: los grupos de EMPieza, que facilitan la matriculación de usuarios, el nuevo entorno de Cloud con su editor online, que mejora considerablemente el anterior, y la aplicación AV EducaMadrid para dispositivos móviles, que permite implementar la mensajería instantánea al mismo nivel de otras aplicaciones comerciales.

Ya para terminar, querríamos subrayar que no pretendemos exponer nuestro modelo de gestión como si fuera la única solución, ni siquiera la mejor, pues cada centro tiene sus particularidades y necesidades. Una de las grandes virtudes del Aula Virtual de EducaMadrid es la de disponer de un amplio abanico de herramientas, que, además, pueden utilizarse de distintas maneras. Aunque sí creemos que la estructura general, con distintas categorías y secciones, junto a la herramienta de elección de grupos, que da lugar a la creación de distintos “perfiles” de usuario, serán elementos comunes a las distintas soluciones que puedan surgir.

---

Esta obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-CompartirIgual 4.0 Internacional.
Recursos TIC de EducaMadrid