Por fin ha llegado la nueva versión de Cloud de EducaMadrid basada en Nextcloud integrado con Collabora Office. Se trata de una plataforma de software libre que proporciona servicios de almacenamiento en la nube y ofrece mejoras sustanciales en cuanto a su capacidad de colaboración y compartición de archivos, seguridad y privacidad, flexibilidad y personalización.
En esta entrada hemos recopilado las principales novedades y utilidades de la nueva versión.
- Apariencia y accesibilidad
Nextcloud sigue los estándares web y verifica que todo sea manejable sin ratón y con software de asistencia, como un lector de pantalla. Para cambiar el tema claro / oscuro, activar el modo de alto contraste, tipo de letra para dislexia o atajos de teclado, accede al icono de tu perfil (esquina superior derecha) → “Apariencia y accesibilidad”.
Puedes comprobar a qué grupo perteneces en tu “Información personal”. Accede a través del icono de tu perfil → “Ajustes” → “Información personal” y consulta los detalles, cambia la foto o el idioma de la aplicación.
En “Ajustes” → “Seguridad” podrás consultar qué clientes web, móviles y de escritorio, (1) están actualmente conectados a tu cuenta. Además, puedes ver en qué aulas virtuales tienes integrado Cloud a modo de repositorio (2).
- Agrupar documentos compartidos
Puedes acceder a todos los documentos compartidos tanto por ti como por otros usuarios desde el escritorio de la página principal pulsando en “Compartidos” en el menú lateral izquierdo.
Si quieres agrupar los documentos que otros usuarios comparten contigo, crea una carpeta específica para ello, a continuación accede al icono de tu perfil → “Ajustes” → “Compartir”. Selecciona la carpeta destino que has creado para agrupar los documentos que los demás usuarios compartan contigo a través de Cloud. A partir de ese momento, cualquier documento que otros usuarios compartan contigo a través de Cloud irá a parar a esa carpeta.
Recuerda que no debes desactivar la opción “Aceptar los recursos compartidos de usuario y grupo por defecto” si quieres seguir recibiendo los documentos compartidos contigo.
- Mejorar la búsqueda de documentos
Si el escritorio de tu página principal es muy extenso debido a la cantidad de archivos o carpetas que manejas, puedes etiquetarlos para mejorar la búsqueda a través de la opción “Etiquetas” del menú lateral izquierdo. Clica en los tres puntitos, selecciona “Detalles” y añade una etiqueta al archivo de tu propiedad o compartido contigo. Puedes poner la misma etiqueta a varios archivos o carpetas para agruparlos según la misma temática.
- Mostrar espacios enriquecidos
Al acceder a la opción “Configuración de archivos” en la parte inferior del menú lateral izquierdo, podemos activar esa opción que nos permitirá añadir notas, listas, enlaces externos o internos a archivos, etc. Si utilizamos ese espacio en el escritorio de la página principal de nuestro Cloud, la información será de uso propio, solo visible para nosotros. Si utilizamos el espacio enriquecido dentro de una carpeta compartida con/por otros usuarios, cualquier apunte realizado será visible para todos los usuarios con acceso a esa carpeta.
En la opción “Configuración de archivos” podemos, además, activar o desactivar las recomendaciones. Se trata de un espacio en la parte superior del escritorio de nuestro Cloud que muestra ficheros, propios o compartidos, que han tenido alguna actividad reciente.
- Compartir de forma segura
Ya sabes que puedes compartir con los usuarios de tu centro cualquier documento, imagen o carpeta a través de Cloud configurando los permisos personalizados para cada usuario.
Puedes optar por restringir al máximo los permisos de una carpeta a un usuario y deseleccionar todas las casillas para que solo pueda ver los documentos. En este caso, ten en cuenta que el usuario con el que compartes no podría abrir los documentos PDF metidos dentro de esa carpeta de forma habitual, clicando en el nombre del archivo, ya que no está habilitado “Permitir descargas”. Para visualizar un documento PDF, el usuario tendrá que clicar en los tres puntitos al lado de la columna “Tamaño” y pulsar en "Open with NextCloud Office".
¿Necesitas compartir un fichero con los usuarios de otros centros?
Solo si tienes el perfil de “Profesor”, “PAS” o “cuenta institucional” (de centro, TIC, departamento, etc.), podrás compartir documentos o carpetas a través del enlace público. Una vez creado el enlace, podrás configurar no solo los permisos de uso por parte del destinatario (solo lectura, edición, descarga, subida, etc.), sino también los que están relacionados con la seguridad: ocultar la descarga, proteger por contraseña de al menos 10 caracteres y fijar la fecha de caducidad.
Si quieres aumentar el grado de seguridad de esta forma de compartición de archivos, manda el enlace por correo cifrado de EducaMadrid. Así te asegurarás de que solo los usuarios que tengan la contraseña de apertura y puedan descifrar el correo abran el mensaje y hagan uso del enlace público.
- Editar un fichero compartido por enlace
Si en los permisos de un documento o de una carpeta está activada la edición, el usuario que acceda a través de un enlace público tendrá que indicar su nombre (“alias”) para acceder a la edición colaborativa. De esta forma, podremos identificarlo, verlo si está editando al mismo tiempo que nosotros y gestionar sus cambios si tenemos activado en “Editar” - “Seguimiento de cambios” → “Grabar”.
- Compartir muchos ficheros o carpetas con los mismos usuarios
La recomendación básica es no compartir ficheros, sino carpetas. Incluso, si queremos compartir varias carpetas, es mejor guardarlas en una carpeta superior (carpeta “raíz”) y compartir solo esta última. Este hecho facilitará mucho la gestión ya que solo se creará un punto de compartición (la carpeta “raíz”) y será mucho más fácil cualquier modificación en las carpetas o ficheros de su interior.
Ten en cuenta que los permisos de la carpeta “raíz” prevalecen por encima de los permisos de las subcarpetas o ficheros que contiene.
- Cambiar el nombre de una carpeta “raíz” o de un fichero compartido
Al contrario de lo que ocurría en Cloud anterior, el cambio del nombre de una carpeta “raíz” o de un fichero compartido no altera la compartición establecida previamente, por lo que no es necesario realizar ninguna acción para repararlo.
Si un usuario cambia el nombre de la carpeta “raíz” compartida, el cambio no se refleja en Cloud de otros usuarios. Sin embargo, si se cambian los nombres de los archivos que contiene esa carpeta “raíz”, el cambio se aplica a los archivos en Cloud de los demás usuarios. Te lo explicamos con más detalles en nuestro tutorial.
- Integrar Cloud con el Aula Virtual a modo de repositorio
Ahora, utilizar nuestro Cloud a modo de repositorio en nuestros cursos del Aula Virtual es mucho más fácil. Podemos crear un vínculo entre nuestra Aula Virtual y Cloud no sólo para un curso, sino para todos, desde cualquier sitio donde se nos permita añadir un archivo (sea una imagen, una copia de seguridad, un documento de texto...). Te lo contamos con más detalles en nuestra documentación de ayuda.
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